Pengertian Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan
berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu
organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui
oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi.
Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai
pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan,
pernyataan, jumpa pers, dan surat-s
urat resmi. Adapun komunikasi informal
adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada
organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.
Komunikasi dalam organisasi adalah juga dapat diartikan
sebagai komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan
para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi,
dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran
organisasi (Effendy,1989: 214).
Komunikasi memelihara motivasi dengan memberikan penjelasan
kepada para karyawan tentang apa yang harus dilakukan, seberapa baik mereka
mengerjakannya dan apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja jika
sedang berada di bawah standar (Robbins, 2002).
Kategori Komunikasi
Organisasi berasal dari kata Organizare yang berarti
membentuk sebagai atau menjadi keseluruhan dari bagian yang saling bergantung
atau terkoordinasi. Menurut Evert M Rogers dan Rekha Agarwala Rogers dalam
bukunya Communications in Organization “ a stable system of individuals who
work together to achieve, through a hierarchy of ranks and division of labour
common goals” (suatau sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk
mencapai tujuan bersama melalui suatu jenjang kepangkatan dan pembagian tugas.
Komunikasi berasal dari bahasa latin communication, yang
artinya sama. Maksudnya adalah komunikasi dapat terjadi apabila terdapat
kesamaan makna mengenai suatu pesan yang disampaikan oleh komunikator dan
diterima oleh komunikan. Salah satu tujuan komunikasi adalah mengubah sikap dan
perilaku seseorang ataupun sekelompok orang sebagaimana yang dikehendaki
komunikator,agar isi pesan yang disampaikan dapat dimengerti, diyakini serta
pada tahap selanjutnya.
Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu
organisasi baik organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun
organisasi perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi
tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung
dalam organisasi tersebut. Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi
menurut Onong Uchyana Effendi, dalam bukunya “Dimensi-Dimensi Komunikasi” hal.
50, komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga kategori:
1. Komunikasi antar pribadi
Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam
usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan
pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.
2. Komunikasi kelompok
Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang
ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas.
Dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti
komunikasi antar pribadi.
3. Komunikasi massa
Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media
massa yang meliputi cetak dan elektronik.
Dalam melakukan komunikasi organisasi, Steward L.Tubbs dan
Sylvia Moss dalam Human Communication menguraikan adanya 3 (tiga) model dalam
komunikasi:
1. Model komunikasi
linier (one-way communication), dalam model ini komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan
melakukan respon yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi.
Komunikasinya bersifat monolog.
2. Model komunikasi
interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang pertama, pada tahap ini sudah
terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi yang berlangsung bersifat dua
arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda, dalam arti
pada satu saat bertindak sebagai komunikator, pada saat yang lain bertindak
sebagai komunikan.
3. Model komunikasi
transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya dapat dipahami dalam konteks
hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih. Pandangan ini menekankan
bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada satupun yang tidak dapat
dikomunikasikan.
Mengenai organisasi, salah satu defenisi menyebutkan bahwa
organisasi merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu
hirarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang
ditetapkan. Dari batasan tersebut dapat
digambarkan bahwa dalam suatu organisasi mensyaratkan:
Adanya suatu
jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam
organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang jelas, seperti pimpinan,
staff pimpinan dan karyawan.
Adanya pembagian
kerja, dalam arti setiap orang dalam sebuah institusi baik yang komersial
maupun sosial, memiliki satu bidang pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya.
Dengan landasan konsep-konsep komunikasi dan organisasi
sebagaimana yang telah diuraikan, maka kita dapat memberi batasan tentang
komunikasi dalam organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi antarmanusia
(human communication) yang terjadi dalam kontek organisasi. Atau dengan meminjam definisi dari Goldhaber,
komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan
yang sifat hubungannya saling bergabung satu sama lain (the flow of messages
within a network of interdependent relationships).
2.2 Definisi fungsional Komunikasi Organisasi
Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai
pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan
bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit
komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan
berfungsi dalam suatu lingkungan.
Komunikasi organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya
satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan
suatu pertunjukkan. Karena fokusnya adalah komunikasi di antara anggota-anggota
suatu organisasi. Analisi komunikasi organisasi menyangkut penelaahan atas
banyak transaksi yang terjadi secara simultan.
2.3 Proses Komunikasi Organisasi
1. Komunikasi Internal
Pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan
dalam suatu perusahaan dalam sruktur lengkap yang khas disertai pertukaran
gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan
berjalan. Dua dimensi komunikasi internal:
1. Komunikasi
vertikal, yaitu komunikasi dari pimpinan ke staf dan dari staf ke pimpinan dengan
cara timbal balik.
2. Komunikasi
horizontal yaitu komunikasi mendatar antara anggota staf dengan anggota staf.
Berlangsung tidak formal.
3. Komunikasi
diagonal yaitu komuniasi antara pimpinan.
2.
2.Komunikasi eksternal
Komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak diluar
organisasi. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak yang bersifat informatif
atau bisa juga komunikasi dari khlayak kepada organisasi
2.4 Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial
maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan
melibatkan empat fungsi yaitu:
1. Fungsi
informatif
Organisasi dipandang sebagai suatusistem pemrosesan
infromasi. Dimana seluruh anggota dalam organisasi berharap dapat memperoleh
informasi yang banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat
memungkinkan setiap anggota organisasi melaksanakan pekerjaan secara lebih
pasti.
2. Fungsi Regulatif
Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku
dalam suatu organisasi.
3. Fungsi Persuasif
Dalam mengatur organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak
akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini,
maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada
memberi perintah. Karena pekerjaan yang dilakukan secara sukarela akan
menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibandingkan kalau pimpinan sering
memperlihatkan kekuasaan.
4. Fungsi
Integratif
Setiap organisai berusaha menyediakan saluran yang
memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Ada dua komunikasi
formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi dan laporan kemajuan
organisasi, juga saluran komunikasi informal. Pelaksanaan aktivitas ini akan
menumbuhkan keinginan untukberpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan
terhadap organisasi.
KARAKTERISTIK KOMUNIKASI
Memahami pengertian komunikasi dapat diawali dengan memahami
beberapa karakteristik dari komunikasi yaitu :
Komunikasi adalah suatu proses
Komunikasi merupakan serangkaian tindakan atau peristiwa
yang terjadi secara berurutan dan bertahap serta berkaitan satu sama lain dalam
kurun waktu tertentu. Sebagai suatu proses, komunikasi tidak statis tetapi
dinamis yang selalu mengalami perubahan dan berlangsung terus-menerus. Proses
komunikasi melibatkan banyak factor atau unsure. Factor-faktor tersebut antara
lain pelaku atau peserta, pesan (meliputi bentuk, isi, dan cara penyajiannya),
saluran atau alat yang dipergunakan untuk menyampaikan pesan, waktu, tempat,
hasil atau akibat yang terjadi, serta situasi atau kondisi pada saat
berlangsungnya proses komunikasi.
Komunikasi adalah upaya yang disengaja dan punya tujuan
Komunikasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara
sadar, disengaja serta sesuai dengan tujuan atau keinginan dari pelakunya.
Sadar dalam arti kegiatan komunikasi yang dilakukan seseorang sepenuhnya berada
dalam kondisi mental psikologis yang terkendalikan atau terkontrol bukan dalam
keadaan mimpi. Disengaja artinya komunikasi yang dilakukan memang sesuai dengan
kemauan dari pelakunya dan tujuan menunjuk pada hasil atau akibat yang ingin
dicapai. Tujuan komunikasi mencakup banyak hal dan tergantung keinginan atau
harapan dari masing-masing pelakunya.
Komunikasi menuntut adanya partisipasi dan kerjasama dari
para pelaku yang terlibat.
Aktifitas komunikasi akan berlangsung dengan baik, apabila
pihak-pihak yang terlibat berkomunikasi (dua orang atau lebih) sama-sama ikut
terlibat dan sama-sama mempunyai perhatian yang sama terhadap topik pesan yang
dikomunikasikan.
Komunikasi bersifat simbolis
Komunikasi pada dasarnya merupakan tindakan yang dilakukan
dengan menggunakan lambang-lambang. Lambang yang paling umum digunakan dalam
komunikasi antar manusia adalah bahasa verbal dalam bentuk kata-kata,
kalimat-kalimat, angka-angka atau tanda-tanda lainnya. Bahasa verbal digunakan
untuk keperluan membujuk atau meminta tolong, tentunya akan berbeda dengan
bahasa verbal yang dipergunakan untuk memerintah atau memaksa. Perbedaan ini
tidak hanya menyangkut kata-kata, tetapi juga nada atau intonasinya. Selain
bahasa verbal juga ada lambang-lambang yang bersifat non verbal seperti
gestura, warna, sikap duduk, berdiri atau jarak. Penggunaan lambang-lambang non
verbal lazimnya dimaksudkan untuk memperkuat arti dari pesan yang disampaikan.
Sebagai contoh apabila kita berusaha membujuk seseorang tentang sesuatu hal,
tentunya gaya dan sikap kita berbeda dengan apabila kita sedang memerintah atau
memarahi orang tersebut. Contoh lainnya adalah apabila kita berbicara dengan
pimpinan atau orang yng kita hormati, tentunya sikap duduk atau berdiri dan
jarak kita dengan orang tersebut akan berbeda jika kita berbicara dengan kolega
atau teman dekat.
Komunikasi bersifat transaksional
Komunikasi pada dasarnya menuntut dua tindakan; memberi dan
menerima. Dua tindakan tersebut diperlukan secara seimbang atau proporsional
oleh masing-masing pelaku yang terlibat dalam komunikasi. Apa yang kita terima,
nilai besar kecilnya tergantung apa yang kita berikan. Pengertian transaksional
juga menunjuk pada suatu kondisi bahwa keberhasilan komunikasi tidak hanya
ditentukan oleh satu pihak, tapi kedua belah pihak yang terlibat dalam
komunikasi. Ini artinya bahwa komunikasi akan berhasil apabila kedua belah pika
yang terlibat mempunyai kesepakatan tentang hal-hal yang dikomunikasikan.
Komunikasi menembus faktor ruang dan waktu
Komunikasi menembus faktor waktu dan ruang maksudnya bahwa
para peserta atau pelaku yang terlibat dalam komunikasi tidak harus hadir pada
waktu serta tempat yang sama. Dengan adanya berbagai produk teknologi
komunikasi seperti telepon, faksimili, teleks, video-text dll. Kdua fator
tersebut bukan lagi menjadi persoalan dan hambatan dalam berkomunikasi.
Perbedaan Komunikasi dengan publisistik
Di Indonesia perkataan atau istilah komunikasi sering
disamakan dengan publisistik. Kedua istilah ini pada dasarnya mempunyai
pengertian yang berbeda satu sama lain.
Istilah publisitik berasal dari kata latin “publicare” yang
mempunyai arti “menjelaskan kepada penduduk”. Kegiatan-kegiatan publsistik pada
awalnya ditujukan pada individu atau kelompok dalam konteks Negara
memepunyai pengertian yang lebih luas karena mencakup
berbagai konteks kehidupan.
komunikasi memepunyai pengertian yang lebih luas karena
mencakup berbagai konteks kehidupan.
5 b. Komunikasi Menurut Aliran Informasi
Aliran informasi atau dikenal juga dengan distribusi
informasi, adalah proses dimana informasi yang tepat disampaikan pada orang
yang tepat, pada waktu yang diinginkan.
Dalam organisasi Pendistribusian informasi dalam organisasi
adalah cara-cara untuk memperoleh informasi dan berbagi informasi pada rekan
kerja baik itu menggunakan metode-metode elektronik seperti situs web
kolaborasi, intranet, dan apabila cara-cara dengan teknologi tidak dimungkinkan
bisa jadi cara ini menggunakan arsip atau distribusi berkas secara manual.
Aliran informasi dalam organisasi adalah perpindahan
informasi dalam struktur organisasi dan metodologi yang digunakan (saluran)
dalam memindahkan informasi ini terkait dengan budaya organisasi, proses,
waktu, dan pemaknaan sehingga informasi ini dianggap sebagai nilai,
pembelajaran, pengalaman, atau instruksi.
Distribusi informasi biasanya digunakan sebagai cara untuk
menjalankan rencana komunikasi dan merespon permintaan-permintaan (yang
seringkali tidak disangka) akan informasi tertentu.
Mekanisme aliran informasi
Mekanisme informasi dapat mempengaruhi guna informasi itu
sendiri saat informasi yang dibutuhkan tidak didapat tepat pada waktunya. Satu-satunya
yang dapat memperbaiki kinerja aliran informasi ini adalah dengan adanya
Rencana Pengelolaan Informasi (Communication Management Plan).
6 b. Komunikasi Menurut Jaringan Kerja
Di dalam organisasi atau perusahaan komunikasi akan
terlaksana menurut system yang ditetapkannya dalam jaringan kerja.
Komunikasi menurut jaringan kerja ini dapat dibedakan
menjadi:
komunikasi jaringan kerja rantai
komunikasi terjadi menurut saluran hirarchi organisasi
dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal
komunikasi jaringan kerja lingkaran
komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk
seperti lingkaran. Saluran komunikasi lebih singkat dan merupakan kebalikan
dari jaringan kerja rantai.
komunikasi jaringan bintang
komunikasi ini terjadi melalui satu sentral dan saluran yang
dilalui lebih pendek.
7 b. Komunikasi Menurut Peranan Individu
Komunikasi yang dilakukan oleh seseorang kepada pihak-pihak
lain baik secara kelompok maupun secara individual. Dalam komunikasi ini
peranan individu sangat mempengaruhi keberhasilan proses komunikasinya. Ada
beberapa macam antara lain.
Komunikasi antar individu dengan individu yang lain.
Komunikasi ini terlaksana baik secara nonformal maupun
informal, yang jelas individu yang tertindak sebagai komunikator harus mampu
mempengaruhi perilaku individu yang lain.
Komunikasi antara individu dengan lingkungan yang lebih luas
Komunikasi ini terjadi karena individu yang dimaksud
memiliki kemampuan yang tinggi untuk mengadakan hubungan dengan lingkungan yang
lebih luas.
Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau lebih
Dalam komunikasi ini individu berperan sebagai perantara
antara dua kelompok atau lebih, sehingga dituntut kemampuan yang prima untuk
menjadi penyelaras yang harmonis.
8 b. Komunikasi Menurut Jumlah yg Berkomunikasi
Komunikasi selalu terjadi diantara sesama manusia baik itu
perorangan maupun kelompok. Oleh karena itu jumlah berkomunikasi akan
mempengaruhi proses komunikasi itu sendiri, disamping sifat dan tujuan
komunikasi itu dilaksanakan. Untuk itu dapat dibedakan sebagai berikut.
Komunikasi perorangan
Komunikasi yang terjadi secara perseorangan atau individual
antara pribadi dengan pribadi tentang permasalahan yang bersifat pribadi juga.
Dalam komunikasi ini dapat dilaksanakan secara langsung maupun lewat telepon
namun tetap terjadi secara perseorangan.
2. Komunikasi kelompok
Komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok atau group
tentang masalah = masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam
kelompok,. Maka komunikasi kelompok nampak lebih terbuka bila dibanding dengan
komunikasi perorangan.
HAMBATAN HAMBATAN
KOMUNIKASI
Di dalam komunikasi selalu ada hambatan yang dapat
mengganggu kelancaran jalannya proses komunikasi. Sehingga informasi dan
gagasan yang disampaikan tidak dapat diterima dan dimengerti dengan jelas oleh
penerima pesan atau receiver.
Menurut Ron Ludlow & Fergus Panton, ada
hambatan-hambatan yang menyebabkankomunikasi tidak efektif yaitu adalah
(1992,p.10-11) :
1. Status effect
Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang dimiliki
setiap manusia.Misalnya karyawan dengan status sosial yang lebih rendah harus
tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan atasan. Maka karyawan tersebut
tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau pendapatnya.
2. Semantic Problems
Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan
komunikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada
komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang komunikator harus benar-benar
memperhatikan gangguan sematis ini, sebab kesalahan pengucapan atau kesalahan
dalam penulisan dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau
penafsiran (misinterpretation) yang pada gilirannya bisa menimbulkan salah
komunikasi (miscommunication). Misalnya kesalahan pengucapan bahasa dan salah
penafsiran seperti contoh : pengucapan demonstrasi menjadi demokrasi, kedelai
menjadi keledai dan lain-lain.
3. Perceptual distorsion
Perceptual distorsion dapat disebabkan karena perbedaan cara
pandangan yang sempit pada diri sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara
mengerti yang sempit terhadap orang lain. Sehingga dalam komunikasi terjadi
perbedaan persepsi dan wawasan atau cara pandang antara satu dengan yang
lainnya.
4. Cultural Differences
Hambatan yang terjadi karena disebabkan adanya perbedaan
kebudayaan, agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat
beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda. Sehingga ada beberapa kata-kata
yang memiliki arti berbeda di tiap suku. Seperti contoh : kata “jangan” dalam
bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku jawa mengartikan kata
tersebut suatu jenis makanan berupa sup.
5. Physical Distractions
Hambatan ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik
terhadap proses berlangsungnya komunikasi. Contohnya : suara riuh orang-orang
atau kebisingan, suara hujan atau petir, dan cahaya yang kurang jelas.
6. Poor choice of communication channels
Adalah gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan
dalam melancarkan komunikasi. Contoh dalam kehidupan sehari-hari misalnya
sambungan telephone yang terputus-putus, suara radio yang hilang dan muncul,
gambar yang kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan yang buram pada surat
sehingga informasi tidak dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas.
7. No Feed back
Hambatan tersebut adalah seorang sender mengirimkan pesan
kepada receiver tetapi tidak adanya respon dan tanggapan dari receiver maka
yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang sia-sia. Seperti contoh : Seorang
manajer menerangkan suatu gagasan yang ditujukan kepada para karyawan, dalam
penerapan gagasan tersebut para karyawan tidak memberikan tanggapan atau respon
dengan kata lain tidak peduli dengan gagasan seorang manajer.
Definisi Komunikasi
Komunikasi adalah suatu proses dimana suatu sistem dibentuk,
dipelihara, dan diubah dengan tujuan bahwa sinyal-sinyal yang dikirimkan dan
diterima dilakukan sesuai dengan aturan. (Forsdale,1981)
Komunikasi adalah proses menyortir, memilih, dan pengiriman
simbol-simbol sedemikian rupa agar membantu pendengar membangkitkan respons/
makna dari pemikiran yang serupa dengan yang dimaksudkan oleh komunikator
(Raymond Ross)
Komunikasi terjadi saat satu sumber menyampaikan pesan
kepada penerima dengan niat sadar untuk memengaruhi perilaku mereka. (Gerald R
Miller)
Komunikasi adalah proses suatu ide dialihkan dari satu
sumber kepada satu atau banyak penerima dengan maksud untuk mengubah tingkah
laku mereka (Everett M. Rogers)
http://tryisnumberone.blogspot.com/2013/03/peran-komunikasi-dalam-organisasi_29.html (JUMAT, 29 MARET 2013)
http://yuniartiutaminingrum.blogspot.com/2013/03/peran-komunikasi-dalam-organisasi.html
(Minggu, 31 Maret 2013)
http://abbymaulanaputra911.blogspot.com/2012/01/hambatan-komunikasi.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar